Da es um die Lizensierung der PowerPlatform Produktpalette ging, stieß das letzte online Treffen der gleichnamigen Gruppe am 28. April 2025 auf großes Interesse in der Community. Wer schon einmal tiefer in das Thema Lizensierung von Microsoft Produkten eingetaucht ist, der weiß, dass dies eine „never ending story“ ist, die immer wieder neue Fragen aufwirft. Und beim Lesen dieses Berichtes wird Ihnen klar werden, dass das Microsoft Lizenzrecht sehr kompliziert und ein Tummelplatz für Spezialisten ist. Das einzig Beständige beim Thema Microsoft Lizensierung ist der stete Wandel: Was gestern zutraf, das kann heute wieder anders sein – was heute gilt, das kann morgen schon nicht mehr gelten.

Dies ließ auch Nataša Krstin, Technical Specialist for Power Platform and Business Applications bei Microsoft Deutschland, gleich am Anfang ihrer Präsentation anklingen. Zum einen beginne bei Microsoft zur Jahresmitte bekannterweise ein neues Geschäftsjahr (fiscal year), ein Einschnitt, der immer mit Veränderungen verbunden sei. Zum anderen stehe die Microsoft Build 2025 quasi vor der Tür (19. – 22. Mai 2025 im Seattle Convention Center nahe dem Headquarter in Redmond, USA), zu der etliche Neuankündigungen und Änderungen im Produktportfolio (und damit auch in den Lizenzregeln) erwartet werden. Der Überblick zur Lizensierung der Power Platform Produktpalette, den sie danach gab, könne also nur das zurzeit gültige Regelwerk erläutern – mit Veränderungen wäre aber durchaus zu rechnen, zumal Microsoft zunehmend all seine Lizenzmodelle auf die tatschliche Nutzung (Consumption) ausrichte.

Zum Zeitpunkt des Treffens besteht die Microsoft Power Platform aus den fünf Komponenten

• Power Apps zur Entwicklung eigener Applikationen
• Power Automate zur Entwicklung eigener Workflows
• Microsoft Copilot Studio zur Entwicklung eigener virtueller Agents
• Power Pages zur Entwicklung von Web-Applikationen
• Power BI zur Auswertung und Analyse von Geschäftsdaten

Da Power BI als das etwas ältere Produkt (war früher ein stand-alone Produkt) und wegen seiner Nähe zur neuen Microsoft Fabric Umgebung bei dieser Aufzählung ein wenig aus der Reihe fällt, gelten hier eigene Lizenzregeln: Siehe hierzu Power BI service per user and capacity-based licenses. Die Lizenzbestimmungen zu den vier anderen Bausteinen der Power Platform Umgebung sowie zu AI Builder, Dataverse und Microsoft Managed Environments sind im aktuellen Power Platform Licensing Guide zu finden, auf dem die nachfolgenden Informationen aus der Präsentation von Nataša Krstin großteils basieren.

 

Power Apps

Es gibt fünf mögliche Lizenzmodelle: Empfohlen wird („Recommended Motion“) die Lizensierung per User über die Power Apps Premium Lizenz. Möglich ist aber auch eine per App per User Lizensierung über das Lizenzmodell Power Apps per App. Eine rein nutzungsbasierte Lizensierung („pay-as-you-go“) ist möglich über das Lizenzmodell Power Apps per app meter. Darüber hinaus kann die Nutzung von Power Apps auch über verschiedene Lizenzmodelle zu D365 oder M365/O365 erlaubt sein.

Denkbar ist auch eine (Teil-) Lizensierung über sogenannte „Skinny Licenses“. Hier fehlt das Zugriffsrecht auf Dataverse Daten. Nähere Auskünfte erteilen bei Bedarf die jeweiligen Firmenkundenbetreuer von Microsoft.

 

Power Automate
Hier gibt es sogar sieben Lizenzmodelle – zwei davon sind „Recommended Motion“ Modelle: Power Automate Premium ist ein pro User pro Monat Modell. Power Automate Process ist ein pro Bot pro Monat Modell. Die restlichen fünf Modelle basieren auf älteren Lizenzmodellen, werden aber noch angeboten. Darüber hinaus ist zu prüfen, ob vielleicht Nutzungsrechte aus Lizenzen von Copilot Studio, Power Apps, D365 oder M365 vorliegen.

 

Multiplexing
Unter Multiplexing versteht Microsoft ein Verfahren, bei dem mehrere unterschiedliche User (oft auch „System User“) über einen gemeinsamen Zugriffspunkt auf eine Applikation zugreifen. Dieses Multiplexing ist grundsätzlich untersagt. In der Praxis ist Microsoft jedoch derzeit noch kaum in der Lage, eine missbräuchliche Nutzung zu lokalisieren und nachzuweisen. Von daher ist mit einer Sanktionierung nicht zu rechnen – aber es handelt sich um einen Verstoß gegen die Lizenzbestimmungen. Wenn – wie zu erwarten – Microsoft künftig die Lizenzmodelle auf eine consumption-basierte Abrechnung umstellt und hierbei auf „messages“ als Berechnungsgrundlage umstellt, wird das Thema eher an Bedeutung verlieren.

 

Copilot Studio
Für Copilot Studio wird die Lizensierung im „pay-as-you-go“ Modell empfohlen. Derzeit ist es noch möglich sogenannte Message Packs als Pre-Paid-Lösung zu erwerben, was im Moment noch die günstigere Lösung sein kann. Es birgt aber die Gefahr, bei völligem Verbrauch der Messages von jetzt auf gleich Zugriffsmöglichkeiten zu verlieren (hartes Abschalten).

 

Power Pages
Bei Power Pages geht es darum, externen Usern einen webbasierten Zugriff auf Firmeninhalte zu geben. Unterschieden wird hierbei zwischen „authenticated“ Usern mit spezifischem Login und „anonymous“ Usern ohne Login. Entsprechend gibt es als Recommended Motion die Lizenzmodelle Power Pages Authenticated User und Power Pages Anonymous User. Darüber hinaus gibt es auch bei Power Pages ein „pay-as-you-go“ Modell mit verbrauchsgesteuerter Abrechnung nach der Nutzung.

 

AI Builder
Auf die Lizensierung des AI Builders wurde bewusst nicht eingegangen, da vermutlich bereits mit den zu erwartenden Neuvorstellungen bei der Microsoft Build 2025 ganz neue Lizenzmodelle zur Sprache kommen werden.

 

Dataverse
Will man Power Platform Komponenten nutzen, kommt man in der Regel um die Nutzung von Dataverse als Datenspeicher nicht herum. Die allermeisten der oben genannten Lizenzmodelle beinhalten je Lizenz eine gewisse Nutzungsquote für Dataverse. Entgegen der oben beschriebenen Grauzone in Sachen Multiplexing ist Microsoft bei der Nutzung von Dataverse sehr genau in der Lage, die tatsächliche Nutzung zu überwachen und sogar bei Überschreitung der lizenzgemäßen Nutzungsrechte den Zugriff zu blockieren. Hier ist es also wichtig und unumgänglich, sauber lizensiert zu sein!

 

Managed Environments
Managed Environments dient der Verwaltung einer Power Platform Umgebung und ermöglicht vielfältige Auswertungs- und Einstellungsmöglichkeiten. Managed Environments wird künftig das Center of Excellence Kit (CoE) ersetzen. Informationen zur Lizensierung von Managed Environments finden Interessierte hier.

 

Welche Lizenzform in welchem Kontext für ein Unternehmen die günstigste Variante ist, das lässt sich nicht generell und auf die Schnelle beantworten. Die Alternativen sind zahlreich und nicht einfach zu durchschauen. Das neue Power Platform Admin Center kann dabei unterstützen, die richtige Lizenzmixtur zu ermitteln – aber man wird um durchaus anspruchsvolle Excel-Sheets nicht herumkommen, will man auf der Suche danach Erfolg haben. Die eine oder andere Excel-Vorlage stellt Microsoft dafür selbst zur Verfügung, aber es ist ein wenig befremdlich, dass sinnvolle Lizenznutzungsmodelle in Zeiten von AI noch „zu Fuß“ mit Hilfe von Excel selbst errechnet werden müssen. Eine enge Zusammenarbeit zwischen den Power Platform Verantwortlichen und den License Managern in den Unternehmen ist absolut unerlässlich!

Das nächste online Treffen der Gruppe PowerPlattform war für Juni geplant und wird nachgeholt. Den Termin erfahrt Ihr im Kalender oder in Teams. Im September ist dann ein Besuch bei Microsoft in München vorgesehen. Wer in dieser Gruppe mitarbeiten möchten, meldet sich bitte bei der mbuf Geschäftsstelle (info@mbuf.de).