Wir freuen uns über eine große Beteiligung am ersten Präsenztreffen der Gruppe License Management seit Januar 2024. 13 mbuf Mitgliedsunternehmen waren am 22. Mai 2025 bei der Haufe Group in Freiburg in vertrauter Atmosphäre zusammengekommen, stellvertretend für rund 150.000 Seats (Enduser-Arbeitsplätze).

Marc Alvarado, mbuf Geschäftsführer, begrüßte die 25 Teilnehmenden herzlich in Freiburg. Enno Deutschmann, Head of CIO Office der Haufe Group, eröffnete das Treffen mit Informationen zum Unternehmen und zum Stellenwert des License Managements.  Die Haufe Group ist ein führender B2B-Anbieter für integrierte Unternehmens- und Arbeitsplatzlösungen. Das Familienunternehmen unterstützt Menschen und Unternehmen in ihrer unternehmerischen Entwicklung und bei der erfolgreichen Gestaltung von Transformationsprozessen – mit Content, Software und Weiterbildung. In der IT der Haufe Group sind rund 160 Mitarbeitende beschäftigt. Lizenz-Management ist bei ihnen Teil der IT Governance & Compliance. Die Rolle des Lizenz-Managers, so Enno Deutschmann, habe sich in den letzten Jahren stark gewandelt durch

• immer mehr dezentrale IT,
• damit einhergehend ein erhöhtes Risiko von Schatten-IT,
• höhere regulatorische Anforderungen,
• verstärkte Rolle von SaaS,
• die zunehmende Verbreitung von KI.

Im Rahmen einer ausführlicheren Vorstellungsrunde konnten die Teilnehmenden anschließend Themen nennen, die sie in ihren Unternehmen derzeit beschäftigen. Hierbei wurden unter anderem genannt: Lizenz-Beschaffung, Governance, Asset-Management und Unified Support. Es kamen auch eine spürbar veränderte Enterprise Agreement (EA)-Verhandlungskultur sowie Hinweise zur Ermittlung von True-Ups, Fragen zum Demand-Management und zur Lizensierung von Dynamics und Copilot zur Sprache.

In einem weiteren Slot informierte Ramona Knäble, License Managerin der Haufe Group, über bekanntgewordene Informationen zu Veränderungen im Hinblick auf das EA, die bereits ab Januar 2025 in Kraft getreten sind (→ siehe unter anderem Microsoft Partner Blog 12. November 2024: Accelerating growth through partners in the era of AI). Für Unternehmen mit weniger als 3.000 User-Lizenzen soll es keine Möglichkeit mehr geben, ein EA abzuschließen oder bestehende EAs zu verlängern. Diesen Unternehmen werden künftig CSP-Verträge (Cloud Solution Provider) oder MCA-E-Verträge (Microsoft Customer Agreement – Enterprise) angeboten. Letzteres sieht Microsoft als die „digitale Weiterentwicklung des EA“.

Wesentliche Learnings:

• Während der CSP-Vertrag (über Partner:innen) verhandelbar ist, gibt es im MCA-E (direkte Geschäftsbeziehung mit Microsoft) Listenpreise, die permanent angepasst werden können.
• MCA-E hat keine feste Vertragslaufzeit, sodass Lizenzen flexibel hinzugefügt oder reduziert werden können. CSP ermöglicht den Erwerb von Microsoft-Lösungen und -Diensten über einen autorisierten IT-Dienstleister, M365-Lizenzen sind ohne Einschränkung verfügbar. Ab 1. Juni 2025 soll es auch CSP-Verträge mit einer dreijährigen Laufzeit geben – Details waren zum Zeitpunkt des Treffens noch nicht bekannt.
• CSP und MCA-E unterstützen keine On-Premises-Lizenzen mit Software Assurance (SA) Bisherige EA-Kund:innen stehen so vor der Herausforderung, dass Cloud- und On-Premises-Lizenzen in getrennten Verträgen (zum Beispiel MPSA oder Open Value für On-Premises-Lizenzen; CSP oder MCS-E für Cloud-Lizenzen) verwaltet werden müssten.
• From-SA-SKUs sollen verschwinden (Preisvorteil war bisher circa 15 Prozent) bei EA-Verträgen und entfallen auch bei einem Wechsel zu CSP oder MCA-E.

Es ist auf alle Fälle empfehlenswert, sich mit den Lizenzmodellen MCA-E und CSP vertraut zu machen und noch rechtzeitig vor Ablauf eines bestehenden EA proaktiv das Gespräch mit Microsoft zu suchen.

Im anschließenden Erfahrungsaustausch wurden unter anderem verschiedene EA-Verhandlungsstrategien diskutiert.

Noch vor dem gemeinsamen Mittagessen stellte Scott Speights, Knowledge Manager and Information Architect der Haufe Group, das Application Portfolio Management (APM) der Unternehmensgruppe vor. Unter APM versteht man die Verwaltung, Steuerung und Optimierung des gesamten Stacks aller softwarebasierten Technologien und Prozesse eines Unternehmens. Bei der Haufe Group wird ein besonderer Fokus auf das Risk Assessment for Applications, das License Management for Applications, aber auch die Unterstützung der Nutzer:innen bei der Auswahl von Tools gelegt. Letzteres umfasst insbesondere eine Lösungssuche auf Basis der bereits vorhandenen Portfolios – mit dem Ziel, redundante Lösungen zu vermeiden und so auch einen klar definierten Beschaffungsprozess anzubieten. In der folgenden Frage- und Antwortrunde wurde deutlich, dass in den mbuf Mitgliedsunternehmen das Demand Management (wer kann was wie wo anfordern) und die Softwarebereitstellung oft eine Herausforderung darstellt.

Zum Abschluss des Treffens ging es noch um Fragen der Selbstorganisation der Gruppe. Zunächst stellte Marc Alvarado den Teilnehmenden das neue Framework vor, ging dabei auf die Beweggründe zur Neustrukturierung der Gruppen ein und stellte dar, wie die Zielgruppe License Management im Cluster „Organisation“ eingebunden ist. Details zum neuen Framework finden sich in der Dateiablage des allgemeinen Kanals im Teams Team „mbuf Forum“ (How2mbuf).

Schließlich wurde noch eine neue Gruppenleitung gesucht, die als organisatorischer Kopf und als Ansprechpartner die Gruppe License Management führen und weiterentwickeln soll. Vielen Dank an Marc Schniedermeier und an Kubilay Tuncer (beide von der Wieland Group) für ihre Bereitschaft, sich ehrenamtlich für den Verein zu engagieren.

Das nächste Treffen ist für November 2025 geplant. Schwerpunkt wird wieder das Enterprise Agreement sein, dieses Mal mit besonderem Fokus auf der korrekten Ermittlung der tatsächlichen Usage. Den Teilnehmenden ist es auch wichtig, dem interaktiven Erfahrungsaustausch untereinander – zum Beispiel in Form eines World Cafés – genügend Zeit einzuräumen.

Wer Interesse hat, künftig in dieser Gruppe mitzuarbeiten, der meldet sich bitte bei der mbuf Geschäftsstelle (info@mbuf.de).