Bericht zum virtuellen Treffen des AK Power Platform am 10. September 2024

Das Microsoft Business User Forum e.V., die mbuf Community, hatte zu früheren Zeiten einmal eine Arbeitsgruppe, die sich auf die eine oder andere Weise mit Programmierung befasste: Die Arbeitsgruppe Development. Hier hatten zunächst die Nutzer der Microsoft Visual Studio Anwendungsumgebungen ihre Heimat gefunden. Die rasante Weiterentwicklung der Microsoft Produktpalette, insbesondere aber die neuen Möglichkeiten der Low Code Programmierung, führten dazu, dass diese Arbeitsgruppe ihren Fokus verlor und sich auflöste.

Jetzt, Anfang September 2024, fand die Neugründung der Topic-Gruppe Power Platform großes Interesse. An die sechzig Firmenvertreter aus den mbuf Mitgliedsunternehmen nahmen online an der Auftaktveranstaltung teil. Maximilian Hofmann, Power Platform Admin bei der Festo-Unternehmensgruppe, hat diese Gruppe initiiert und die Leitung übernommen. Ziel ist es – wie bei allen Ziel- und Topicgruppen in der mbuf Community –, den Informationsaustausch und Knowhow-Transfer zwischen den Anwenderunternehmen zu fördern und mit Microsoft in einen konstruktiv kritischen Dialog einzutreten.

Bei diesem ersten Treffen ging es darum herauszufinden, in welchem Umfang und wie die Teilnehmer:innen in ihren Unternehmen bereits die Tools der Power Platform nutzen. Hierzu hatte Maximilian Hofmann mit seiner Kollegin Noreen Schäfer einen Fragenkatalog mit 27 Fragen vorbereitet, der zunächst von den Teilnehmenden beantwortet werden sollte. Im nachfolgenden Bericht soll auf die Ergebnisse der Umfrage eingegangen werden.

Erfreuliche Erkenntnis: Die weitaus meisten Teilnehmer:innen nutzen bereits Tools der Power Platform in ihren Unternehmen und das auch meist schon seit mehr als zwei Jahren. Power Apps und Power Automate sind hierbei die am häufigsten genutzten Tools, dicht gefolgt von Power BI. Power Pages und Copilot Studio werden hingegen so gut wie (noch) nicht genutzt.

Die Power Platform Tools werden überwiegend in einem M365 Kontext genutzt. Unternehmen, die auch Dynamics 365 im Einsatz haben, nutzen Power Platform zusätzlich auch in diesem Anwendungsszenario. Die KI Unterstützung Copilot wird hierbei bestenfalls testweise eingesetzt – niemand der Anwesenden nutzte diese bereits live in einem produktiven System.

Nur rund 10 Porzent der Anwesenden nutzen den AI Builder in ihren Unternehmen. Dabei kann dieses Tool zum Beispiel dazu genutzt werden, pdf-Dokumente zu analysieren, bestimmte Inhalte auszulesen und zur Weiterverarbeitung in Variablen zu schreiben, wie ein Teilnehmer berichtete. Es wurde deutlich, dass bezüglich dieses Tools noch große Unsicherheit besteht – etliche Unternehmen loten derzeit die Einsatzmöglichkeiten aus, sind aber auch durch die Kostenfrage verunsichert. Die Abrechnung erfolgt über AI Builder Credits, die teils aus der Nutzung von anderen lizensierten Produkten entstehen, aber auch blockweise gekauft werden können. Letztlich geht es also um ein „pay per use“, wobei nicht immer klar zu sein scheint, welche Nutzungsszenarien wie viele Credits verbrauchen.

Die Power Platform ermöglicht es – neben vordefinierten Konnektoren – auch über selbst erstellte Custom Connectors auf theoretisch beliebige API’s benutzerfreundlich zuzugreifen. Diese Möglichkeit wird kritisch gesehen und nur sehr restriktiv zur Nutzung freigegeben. Zu groß ist die Angst davor, dass unbemerkt schutzwürdige Informationen abfließen und man so in Governance Probleme geraten könnte.

Als Datenquellen für Power Platform Tools werden, so das Ergebnis der Umfrage, überwiegend vorhandene SharePoint Umgebungen genutzt. Dort, wo Dataverse als Datenablage genutzt wird, spielt auch diese Datenquelle eine wichtige Rolle. Mit Abstand seltener ist ein Zugriff auf SQL-Datenbanken, was vielleicht auch den generellen Rückgang dieser Technologie abbildet. Aber auch der Zugriff auf die Daten von SAP-Umgebungen spielt eine Rolle.

Die Kommunikation und die Zugriffsrechte der Power Platform Tools werden über sogenannte „Environments“ gesteuert. Wie viele Environments ein Unternehmen aufsetzt, hängt zum einen davon ab, wie ein Unternehmen strukturiert ist, aber auch davon, nach welchen Kriterien ein Environment gegenüber anderen Environments abgegrenzt werden soll (zum Beispiel geordnet nach Fachbereichen). Eine hohe Anzahl von Environments verspricht die Möglichkeit einer sehr granularen Rechtevergabe, hat aber andererseits einen hohen Administrationsaufwand zur Folge. Wichtige Erkenntnis: Eine Festlegung für die Zugriffsrechte, ein Governance-Konzept, sollte unbedingt bereits vor Nutzung der Power Platform Tools erfolgen! Im Nachhinein Environments neu zuzuordnen und Zugriffsrechte anzupassen ist zwar möglich, aber sehr aufwendig. Die Konzeption, Erstellung, Nutzung und Konfiguration von Environments wurde als ein sehr wichtiges vordringliches Thema für diesen Arbeitskreis identifiziert und wird thematisch das nächste Treffen bestimmen.

Rund die Hälfte der anwesenden Unternehmensvertreter nutzt in ihren Unternehmen das Microsoft Power Platform Center of Excellence (CoE) Starter Kit. Microsoft empfiehlt die Nutzung dieses Starter Kits, bietet aber keinen Support hierzu, da das CoE Starter Kit im eigentlichen Sinn kein Microsoft Produkt ist. Aus dem Kreis der anwesenden Nutzer war zu hören, dass das Starter Kit in der Implementationsphase sehr nützlich sein kann, auch insbesondere zur Erarbeitung von Governance-Regeln. Das CoE Starter Kit bietet verschiedene Dashboards. Einerseits lautete die Empfehlung, diese Dashboards nicht zu customizen, um so bei Updates des Starter Kits den Pflegeaufwand gering zu halten. Andererseits war man der Auffassung, dass eine Anpassung der Dashboards unumgänglich ist, will man die Dashboards als Informationsbasis für die Unterrichtung von Stakeholdern nutzen. Ein Augenmerk sollte auch auf die saubere Lizensierung gelegt werden, denn mit der Weitergabe von Informationen aus dem CoE Starter Kit in andere Umgebungen und Systeme droht die Gefahr des unerlaubten „Multiplexing“.

Rund zwei Drittel der Teilnehmenden haben für den Einstieg in die Power Platform Nutzung externe Berater und Dienstleister hinzugezogen. Es sei zwar durchaus möglich, eine Governance-Strategie ohne Unterstützung durch Dritte einzurichten, aber sehr oft würde einfach die Zeit fehlen, sich ausreichend intensiv mit all den Optionen zu beschäftigen und so die Umgebung optimal angepasst an die eigenen Bedürfnisse und Gegebenheiten produktiv zu setzen. Mehr als die Hälfte der Unternehmen lässt in erster Linie aus Zeit- und Ressourcenmangel auch weiterhin Power Platform Lösungen von externen Dienstleistern entwickeln.

Eingesetzt werden übrigens am häufigsten Canvas Apps und Model-Driven Apps, wobei die Anzahl der eingesetzten Apps in den Unternehmen jeweils in der Regel deutlich unter 50 liegt. Die Mehrheit der Unternehmen nutzt die Power Platform auch zur Erstellung von mobilen Apps – teilweise als zusätzliche reine mobile App, teilweise aber auch als „responsive“ App, die sowohl auf mobilen Endgeräten als auch auf einem Standard-Desktop lauffähig sind und automatisch die Endgeräteumgebung erkennen.

Power Automate wird in erster Linie in den Unternehmen für Cloud Flows genutzt, häufig aber auch für Desktop Flows – so das Ergebnis der Umfrage. Im Hinblick auf die Desktop Flows kam aus dem Kreis der Teilnehmer der Hinweis, dass diese nur noch in einem managed Environment genutzt werden dürfen, also unter einer Premium Lizenz! Hier wäre es wichtig, auch das Kleingedruckte zu lesen, da diese Einschränkung nicht auf den ersten Blick ersichtlich sei. Auch aus einem anderen Grund sei die Nutzung von Desktop Flows kritisch zu hinterfragen: Oft arbeiten diese Flows lokal im User Kontext, weshalb sich die Frage der Nutzbarkeit bei Abwesenheit oder nach dem Ausscheiden der Mitarbeitenden stellt.

Noch einmal kam im Zusammenhang mit der Nutzung von Power Automate das Thema Multiplexing hoch, also der Nutzung von Tools auf unter Premium Lizenzen laufenden Systemen und der anschließenden Nutzung der von diesen Tools erzeugten Informationen auf anderen Systemen. Hier herrscht große Unsicherheit darüber, was erlaubt ist und was nicht. Man will dieses Thema in einer der nächsten Sitzungen aufgreifen und vertiefen.

Die letzte Frage beschäftigte sich mit Copilot Studio. Copilot Studio, so das eindeutige Bild, kommt im produktiven Betrieb so gut wie nicht zum Einsatz. Manche Unternehmen testen Copilot Studio derzeit, aber rund die Hälfte der Unternehmen sieht derzeit keinen Use Case für Copilot Studio.

Nach fast drei Stunden endete dieses erste online Treffen des neu gegründeten Gruppe Power Platform. Maximilian Hofmann dankte den Teilnehmer:innen für ihre aktive Mitarbeit und die vielen Wortmeldungen. Er sei mit dem Verlauf und dem Ergebnis dieses Treffens hoch zufrieden, habe es doch deutlich gemacht, wo die einzelnen Unternehmen stehen und was die wichtigen und vordringlichen Themen für diese Gruppe seien. Abschließend einigte man sich darauf, dass es viermal im Jahr eine rund zweistündige online Zusammenkunft geben soll. Das nächste Treffen ist für den 12. Dezember 2024 von 13 – 15 Uhr geplant. Im Fokus wird das Thema Environments stehen. Man bemüht sich, zu diesem Termin auch einen Vertreter von Microsoft im Kreis der Teilnehmer zu haben, der Informationen zur weiteren Entwicklung im Bereich Microsoft Power Platform geben kann.

Auch für Sie, beziehungsweise ihr Unternehmen sind die Power Platform Tools ein Thema? Dann bitte einfach mit der mbuf Geschäftsstelle per E-Mail an info@mbuf.de Kontakt aufnehmen und sich für die Teilnahme registrieren lassen.