Bericht über das virtuelle Treffen der Gruppe Dynamics365 F&SCM am 17.09.2025.

Anfang September hat Microsoft mit der „Soft Validation“ der D365 Lizenzen begonnen. Höchste Zeit für die Anwenderunternehmen ihre Lizenz-Zuordnungen innerhalb der jeweils installierten D365 Umgebung zu überprüfen und gegebenenfalls aus dem Blickwinkel der Lizenzkosten zu optimieren. Denn die für 1. November 2025 angekündigte „Hard Validation“ soll sicherstellen, dass alle Anwenderunternehmen ihre D365 Umgebungen korrekt lizensieren. Ist dies nicht der Fall, kann es ab dann sein, dass die Applikation bei fehlenden Lizenzen ganz oder zumindest in Teilen nicht mehr nutzbar sein wird. Wie sehr dieses Worst-Case-Szenario den Administratoren in vielen Unternehmen unter den Nägeln brennt, verdeutlicht die hohe Teilnehmerzahl bei diesem Sondertreffen.Bereits im März diesen Jahres war im Microsoft Blog zu D365 unter der Überschrift „Simplifying License Management for Dynamics 365 Finance and Operations: Improved User License Validation“ einiges über diese Neuerungen zu lesen. Ob, zu welchem exakten Zeitpunkt und in welchem Umfang Microsoft tatsächlich die Nutzung unterbindet, dazu gibt es widersprüchliche Aussagen.  Sätze wie „Microsoft will keinesfalls das Business der Unternehmen gefährden“, waren zwischenzeitlich aus dem Hause des Softwareanbieters genauso zu hören wie der, dass Microsoft den Stichtag des  1. November eventuell noch einmal verschiebt – beziehungsweise verschieben muss, weil sich aus dem Kreis der Anwenderunternehmen massiver Gegenwind formiert.

Hoher Aufwand für korrekte Zuweisung

Aktuell sei es noch so, dass Microsoft selbst immer wieder „an den Metriken herumschraubt“, wie es ein Teilnehmer während des Treffens ausdrückte. Hat ein Unternehmen gerade alles so eingestellt, dass die D365 Umgebung nach bestem Wissen lizenzkonform konfiguriert ist, kann eine Überprüfung wenige Tage später schon wieder teils fehlende und teils überzählige Lizenzen ausweisen.

Hinzu kommt, dass die Umsetzung einer korrekten Lizenzzuweisungen äußerst kompliziert ist: Die Fragestellung zu beantworten, welche Lizenz an welcher Stelle bei welchem Nutzer wirklich vorhanden sein muss, ähnelt einem Spaziergang durch ein Maislabyrinth. Und je tiefer die Unternehmen in ein firmenspezifisches Customizing eingestiegen sind, desto aufwendiger wird die Suche nach einer korrekten Lizenz. Zwar stellt Microsoft mit der neuen Funktion „Zusammenfassung der Lizenznutzung“ eine Oberfläche mit mehreren Untermenüs zur Verfügung, in der die Anzahl der fehlenden Lizenzen aufgelistet ist, aber herauszufinden, aus welchem Grund an der einen oder anderen Stelle Lizenzen fehlen, ist sehr aufwendig.
Gruppenleiter Benjamin Eber, Inhouse Dynamics 365 Specialist bei der SCANLAB GmbH, konnte dies in einer Live-Demo an konkreten Beispielen aufzeigen.

Auch konnte während der Demo gezeigt werden, dass es nicht reicht, die Zugriffsrechte für identifizierte User oder Rollen in einzelnen Fällen per Mausklick aufzuheben. Vielmehr müssen die betroffenen Objekte komplett gelöscht und neu aufgesetzt werden, damit die Änderungen greifen. Ob die Aktion erfolgreich war, lässt sich auch erst frühestens 8 Stunden später feststellen.

Natürlich wird ein verantwortungsbewusster Administrator all diese Einstellungen nicht im produktiven Live-System verändern und testen. Viel zu groß ist die Gefahr, das Business lahmzulegen. Zumal die „richtige“ (also aus Sicht der Lizensierung optimale) Einstellung ja nur mit großem Aufwand in einem „Trial-and-Error“ Verfahren erarbeitet werden kann.

Festzustellen bleibt, dass die D365 Administratoren derzeit stark gefordert sind. Das Thema Lizenzen war für sie bislang eher nachgeordnet. Jetzt müssen sie sich – eng abgestimmt mit dem Lizenzmanagement des Unternehmens – ganz konkret und sehr intensiv damit befassen. Manche sprachen bereits davon, dass man eigentlich eine Planstelle für einen „D365-Lizenzmanager“ schaffen müsste. Personelle Veränderungen und M&A-Aktivitäten (Mergers & Acquisitions) stellen weitere Herausforderungen dar.

Wenn es absehbar sein sollte, dass man mit all den Optimierungsmaßnahmen und dem Austesten der gefundenen Einstellungen nicht bis Ende Oktober fertig wird, sollte man bereits jetzt bei Microsoft eine Fristverschiebung beantragen! Je mehr Unternehmen dies tun, desto höher sei die Wahrscheinlichkeit, dass der Stichtag 1. November verschoben wird – so die Empfehlung. Zu beachten ist dabei auch, dass bekanntlich die Beschaffung zusätzlicher Lizenzen eine Vorlaufzeit hat. Auch die Reduzierung als „falsch“ erkannter Lizenzen stellt ein Problem dar. Werden zusätzliche Vertragsverhandlungen unumgänglich, ist mit noch längeren Umstellungszeiträumen zu rechnen.

Es wird teurer

Nur bei ganz wenigen Unternehmen werden die Lizenzkosten für die Nutzung von D365 gleich bleiben oder sich gar reduzieren. Die meisten rechnen mit teils drastischen Erhöhungen der Lizenzkosten, in Spitzen sogar um den Faktor 10 oder 20.

In diesem Zusammenhang stellt sich die Frage, inwieweit bei länger laufenden Lizenzverträgen solche grundsätzlichen Änderungen in den Metriken überhaupt zulässig sind. Manche Unternehmen prüfen bereits die Möglichkeiten auf dem Rechtsweg gegen diese einseitigen „Anpassungen“ vorzugehen.

Ein nächstes online Treffen der Gruppe (neben dem ständigen Austausch auf der mbuf internen Teams Plattform) ist für die zweite Oktoberhälfte geplant. In diesem Follow-Up-Termin sollen erste Erfahrungen mit den Umstellungsarbeiten und mit dem Dialog mit Microsoft ausgetauscht werden. Wer Interesse hat, sich in der mbuf Gruppe D365 F&SCM einzubringen, oder ganz konkret zu diesem Themenkreis den Informationsaustausch sucht, nimmt Kontakt mit der mbuf Geschäftsstelle auf (info@mbuf.de).