Microsoft Copilot für M365 – auf dem Weg zur erfolgreichen Nutzung ist einiges zu beachten

Bericht vom Treffen der mbuf Arbeitsgruppe Collaboration am 13. Juni 2024.

Das Präsenztreffen der mbuf Arbeitsgruppe Collaboration führte die Teilnehmer Mitte Juni nach Lenzkirch in den Hochschwarzwald. Gastgeber war die Testo SE & Co. KGaA, mit international 37 Tochterunternehmen und über 80 Handelspartnern sowie rund 3.500 Mitarbeitenden Weltmarktführer im Bereich Messtechnik.

Im Fokus dieser Zusammenkunft stand diesmal Microsoft Copilot für M365, die KI-gestützte Assistentenfunktion für Microsoft-365-Anwendungen und -Dienste, Windows 11 und Microsoft Bing. Bereits am Vorabend konnten Arbeitsgruppenleiterin Sandra Schädle (inzwischen auch Mitglied im mbuf Vorstand) und Laura-Jo Kreuz-Schwär, M365 / Modern Work Manager bei Testo, etliche AG-Mitglieder bei einer geselligen Zusammenkunft im Gasthaus Heiligenbrunnen im nahen Titisee-Neustadt begrüßen. Beim eigentlichen Arbeitsgruppentreffen am folgenden Tag diskutierten dann über zwanzig M365 Spezialisten aus dreizehn mbuf Mitgliedsunternehmen unter anderem über diese Themen:

• Welche Herausforderungen gibt es beim Einsatz von Copilot?

• Welche Erfahrungen konnten bislang beim Einsatz von Copilot gesammelt werden?

• Welche UseCases werden gesehen?

• Wie kann der Erfolg der Nutzung von Copilot gemessen werden (ROI)?

Bevor man aber in die Diskussion einstieg, informierten Markus Widl, Go-To-Market Manager für Microsoft Teams bei der Microsoft Deutschland GmbH, und Marina Valtchev, Go-to-Market-Managerin und Coach bei der Microsoft Deutschland GmbH, über News zu Copilot:

• Copilot soll künftig auch im Gruppenkontext funktionieren. So werden z.B. automatisierte Posts in Gruppen denkbar oder auch eine inhaltliche Zusammenfassung von Gruppenaktivitäten.

• Copilot soll künftig auch für die Automatisierung besser genutzt werden können, insbesondere als Trigger in einer PowerAutomate Umgebung. Dies ermöglich u.a. automatisierte Antworten auf Kundenaktivitäten.

• Copilot soll künftig auch besser in eine SharePoint Umgebung integriert werden können. Damit werden bot-ähnliche Reaktionen z.B. auf firmeninterne HR-Anfragen erleichtert.

• Mit sogenannten „scheduled prompts“ wird es zum Beispiel möglich werden, sich zu festen Zeitpunkten jeden Morgen eine Zusammenfassung der Inhalte von E-Mail-Eingängen geben zu lassen.

• Es wird für die Systemverantwortlichen neue zusätzliche Dashboards geben, die die Messbarkeit erleichtern sollen. Dies erleichtert dann die Beurteilung des Mehrwertes, der durch die Nutzung von Copilot generiert wird – und damit auch eine Wirtschaftlichkeitsbetrachtung bis hin zum ROI.

• Das bereits im Frühjahr veröffentlichte Customer Success Kit zu M365 Copilot wird demnächst auch in einer deutschen Fassung verfügbar sein. Die englische Version kann schon jetzt hier heruntergeladen werden.

Welche Erfahrungen konnten die mbuf Mitgliedsunternehmen bislang mit Copilot machen?

Um einen besseren Einstieg in den Austausch zum Thema Copilot zu bekommen, wurden in drei Kleingruppen die bereits weiter oben genannten Themenfelder beleuchtet. Die Erkenntnisse aus dieser Kleingruppenarbeit wurden dann vorgestellt und großer Runde diskutiert.

Wichtige Vorbemerkung: Kaum ein Unternehmen hat bislang den Copilot für M365 vollumfänglich im täglichen produktiven Einsatz. Viele Unternehmen befinden sich in einer Evaluierungs- und Testphase und bei manchen Unternehmen geht es zunächst darum, sinnvolle Anwendungsszenarien (UseCases) zu identifizieren. Schließlich muss nicht nur betrachtet werden, was technisch möglich ist. Es geht auch darum, die damit verbundenen Kosten im Griff zu haben, Mitbestimmungsrechte des Betriebsrates sowie Erfordernisse des Datenschutzes zu beachten, einen Change in der Prozesslandschaft proaktiv zu begleiten.

Als wichtiger erster Schritt nach einer generellen unternehmensweiten Vorstellung der Möglichkeiten wurde die Definition von Pilot-Anwendergruppen mit ersten UseCases gesehen. Hierbei sollte man, so der Tipp aus der Runde, statt eines Push-Ansatzes ein Pull-Prinzip bevorzugen. Will heißen, interessierte Fachgruppen sollten sich als Pilotgruppe mit einem konkreten UseCase bewerben. Auf diese Weise schafft man eine erhöhte Identifikation mit dieser neuen Technologie und begibt sich gemeinsam gewollt in diese neue Welt.

Ein ganz wesentlicher Faktor sei – wie eigentlich bei jedem Change-Prozess – die Unterstützung aus dem C-Level-Management. Hierzu bedarf es zielgruppengerechter Aufbereitung von Informationen und der Einbindung der Führungsebene in die Pilotprojekte.

Natürlich ist auch die Schulung der Anwender und deren Support in den Fokus zu rücken. Nichts kann mehr frustrieren, nichts kann mehr ein Pilotprojekt torpedieren als der Frust von Anwendern, die bei der Nutzung neuer Tools alleingelassen werden. Meist stehen die Anwender unter zeitlichem Druck und haben nicht die Zeit, neue Tools eher spielerisch über „trial and error“ kennenzulernen. Es muss auch klar kommuniziert werden, dass Copilot ein lernendes System ist und immer nur auf zugreifbaren Informationen aufbauen kann – werden Größe der Pilotgruppe, und Fokus der UseCases oder die Menge der bereitgestellten Informationen zu klein gewählt, kann dies zu erwartbaren Einschränkungen führen. Von daher ist es wichtig, dass in Feedback-Sessions über die erzielten Arbeitsergebnisse offen gesprochen wird.

Was sind die wesentlichen Herausforderungen bei der Einführung und dem Einsatz von Copilot?

Zum einen erscheint es schon bei der Entscheidung, Copilot zu nutzen, sehr schwierig zu sein, mögliche Produktivitätsgewinne greifbar zu machen. Um wieviel macht die Nutzung von Copilot einen Prozess schneller? Wie kann man das in Euro bewerten? Welche finanziellen und organisatorischen Aufwände stehen dem entgegen – zum Beispiel auch durch eine notwendige (Nach-) Klassifizierung von Daten?

Wie so oft bei Microsoft Produkten spielt ebenfalls die Lizensierung eine maßgebliche Rolle. Was kostet ein Testbetrieb? Welche Lizenzen werden dann später in welcher Anzahl benötigt? Welche Lizenzmodelle sind zu beachten? Ist mit zwingenden Folgekosten – zum Beispiel durch das Anwachsen von Datenmengen – zu rechnen?

Die Einführung von KI geht immer mit der Veränderung von Prozessen und Arbeitsweisen einher, will man Produktivitätsgewinne erzeugen. Und diese Produktivitätsgewinne sind notwendig, denn der Einsatz von KI kostet zunächst einmal Geld. Wie passt das zur Firmenkultur? Wie gut lassen sich Management, aber auch Mitarbeitende und Arbeitnehmervertretungen ins Boot holen?

Wie kann der Erfolg eines KI-Einsatzes transparent und greifbar gemacht werden?

Es wird darum gehen, erfolgreiche UseCases unternehmensintern zu kommunizieren. Durch diese „Erfolgsstories“ können vielleicht neue Anwendungsfelder zusätzlich identifiziert werden.

Es muss erkennbar werden, wie man durch die KI-Unterstützung von Copilot schneller und effizienter an Informationen herankommt oder wie Copilot helfen kann, zum Beispiel PowerPoint Präsentationen zu erstellen oder Berichte zu verfassen.

Und schließlich kann der Einsatz von Copilot bei entsprechender Kommunikation sogar die Attraktivität eines Unternehmens am Arbeitsmarkt erhöhen, weil deutlich wird, dass man in diesem Unternehmen der Zukunft zugewandt und neuen Technologien gegenüber aufgeschlossen ist.

Letztlich wird es aber um zwei ganz grundlegende Dinge gehen:

• Produktivitätsgewinne müssen durch die intensive Betrachtung von Arbeitsprozessen messbar gemacht werden und

• Erfolge beim Einsatz von Copilot – und beim Einsatz von KI ganz generell – müssen kommuniziert werden.

Nach der Diskussionsrunde gab es noch einen kurzen Ein- und Ausblick auf Copilot Studio. Mit Microsoft Copilot Studio lassen sich Anpassungen an einer Microsoft Copilot für Microsoft 365 Umgebung vornehmen eigene Copilot-Anwendungen erstellen oder Fremdapplikationen (z.B. Daten aus einer CAD-Lösung) in eine Copilot für M365 Umgebung über Schnittstellen integrieren.

Zusammenfassung und Fazit

Mit der Microsoft Copilot KI-Unterstützung bekommen die Anwender mächtige Tools bei der Nutzung von M365, aber auch bei der Nutzung anderer Microsoft Lösungen, an die Hand. Doch der Aufwand bei der Einführung solcher KI-Tools darf nicht unterschätzt werden. Produktivitätsgewinne wird es am ehesten dort geben, wo die User optimal auf neue Arbeitsweisen vorbereitet werden, wo Schulung und unterstützende Begleitung sichergestellt werden kann. An der Nutzung von KI wird künftig kein Unternehmen vorbeikommen, die Effizienz bei der Nutzung dieser neuen Technologien kann mitentscheidend für den Erfolg eines Unternehmens werden. Hierzu ist es unabdingbar, sowohl das Management als auch die Mitarbeitenden „mitzunehmen“. Letztendlich reden wir hier schließlich über gravierende Veränderungen in der Arbeitswelt. Karl Gerd Zimmermann

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