Lesen Sie hier immer den aktuellen Bericht aus der Arbeitsgruppe Dynamics NAV.

Die Ermittlung der wahren Gesamtkosten bleibt eine Herausforderung

Bericht vom Februar Stammtisch der Arbeitsgruppe Dynamics NAV / BC

Wie sieht eine erfolgreiche Plattform-Strategie aus, was sind die Vor- und Nachteile von Dynamics Business Central on prem, IaaS oder SaaS, wie sieht es jeweils mit den Kosten aus? Das waren die Themen beim (online) Februar Stammtisch der mbuf Arbeitsgruppe Dynamics NAV/BC.

Fachlichen Input von Seiten Microsoft konnte aus Kopenhagen wieder Fredrik Hietala beisteuern, Principal Program Manager für Dynamics 365 Business Central bei Microsoft und hochkarätiger Insider in Sachen Navision / Business Central. Aus dem mbuf Partnernetzwerk waren Sebastian Hahnl, Chief Sales Officer bei Fellowmind mit über 20 Jahren Zugehörigkeit zur Microsoft Vertriebsorganisation, und Christoph Kumnick, Business Unit Lead ERP bei Fellowmind, mit an Bord.

Die Teilnehmer waren sich in der Bewertung schnell einig: Vorteile einer Cloud-Lösung bestehen in erster Linie darin, dass…

• … Microsoft 99 Prozent Uptime garantiert und dass die Lösungsumgebung damit hoch verfügbar ist.

• … Microsoft einen sehr hohen Sicherheitsstandard bietet – sowohl was den Schutz gegen Cyberattacken betrifft als auch den Schutz gegen Ausfälle der Infrastruktur zum Beispiel durch Naturkatastrophen oder weiträumige Netzausfälle.

• … innerhalb eines Tenants auch länderübergreifend einem lizensierten User (user license) der Zugriff auf mehrere unterschiedliche Datenbanken erlaubt ist bzw. lizensierte Geräte (device license) von unterschiedlichen Usern genutzt werden dürfen.

• … Microsoft ein ausgefeiltes automatisiertes Test-Szenario bereitstellen kann.

• … Microsoft einen wirklichen 24/7 Service bieten kann.

• … Microsoft bei Unternehmen mit stark schwankendem „Saison-Betrieb“ schnell skalieren kann und ein „Atmen“ im Hinblick auf den Lizenzumfang ermöglicht.

Aber das sind Argumente, die in erster Linie bei einer Lösungsumgebung überzeugen, bei der sehr nah am Standard geblieben wurde und bei der möglichst viele „Sonderfunktionen“ im Standard abgebildet wurden.

Die Realität in den Unternehmen sieht meist anders aus: Der Standard wurde bei einer gewachsenen on prem Umgebung über Jahre hinweg oft „verbogen“ oder durch Individualprogrammierung erweitert, zahlreiche 3rd-Party-Lösungen wurden an die on prem Lösung angedockt, in Tochtergesellschaften oder Niederlassungen existieren unterschiedliche Versionsstände in jeweils unterschiedlichen Anwendungsumgebungen.

Die daraus resultierenden technischen Herausforderungen und Risiken für eine Transformation in die Cloud können immens sein. Hinzu kommt, dass nicht jeder altgediente Servicepartner oder 3rd-Party-Lösungsanbieter mit dem Innovationstempo von Microsoft mithalten kann. Die zahlreichen Updates bei der Cloud-Lösung, die einerseits als wertvolle ständige Weiterentwicklung wahrgenommen werden (Microsoft wurde ausdrücklich für die Offenheit für Input aus dem Kreis der Anwender zum Beispiel im Hinblick auf das Einpflegen von Events gelobt), führen andererseits dazu, dass das immer wieder anstehende Austesten von Schnittstellen zum zeitlichen und personellen Bottle-Neck wird.

Auch würde man sich wünschen, so der Tenor aus der Teilnehmerrunde, dass Microsoft mehr für eine wirkliche landesspezifische Lokalisierung tun würde. Rechtliche Vorschriften, insbesondere auch Dokumentationspflichten oder Steuergesetze, können von Land zu Land recht unterschiedlich ausfallen. Es wäre kaum zumutbar, wenn der Kunde für die jeweiligen länderspezifischen Anpassungen jeweils auf eigene Kosten lokale Dienstleister beauftragen müsste. Fredrik Hietala versprach, dieses Thema mitzunehmen – zumal ja für andere Dynamics Umgebungen deutlich mehr länderspezifische Anpassungen verfügbar wären, Microsoft also die Probleme kennt.

Fazit: Welche Plattform-Strategie für ein Unternehmen die passende ist, muss von Fall zu Fall entschieden werden. Generelle Aussagen sind hier nicht möglich. Wichtig ist es auf alle Fälle, sich bereits vor dem Einstieg in ein Migrationsprojekt ein sehr differenziertes Bild über die vorhandene System- und Lösungslandschaft –über Tochtergesellschaften und Niederlassungen hinweg, auch international – zu erarbeiten. Auf dieser Basis muss man dann intensiv in eine vergleichende Betrachtung der Optionen einsteigen. Microsoft kann hierbei unterstützen – zum Beispiel durch die Nutzung der Concierge Presales Services.

TCO – die tatsächlichen Gesamtkosten einer Lösungsumgebung als Entscheidungsfaktor

Es gibt, wie oben ausgeführt, zahlreiche technische und organisatorische Parameter für Strategie-Entscheidungen pro oder contra Cloud. Oder auch für hybride Umgebungen oder IaaS Lösungen, bei denen die Verlagerung der Infrastruktur in die Cloud im Vordergrund steht.

Zweifelsohne spielt aber auch die Kostenfrage eine erhebliche Rolle. Hier ist es unumgänglich, nicht nur die reinen Lizenzkosten der Microsoft Lösung zu betrachten! Zusätzlich müssen in die Betrachtung einfließen:

• Kosten für 3rd-Party-Produkte

  Kosten für Neu- oder Ersatzbeschaffung, Kosten für Anpassungen von Schnittstellen etc.

• Kosten für notwendige Individualprogrammierungen

  Auch wenn man möglichst nah am Standard bleibt, wird man um dieses Thema nicht herumkommen. Vergibt man die Individualprogrammierung extern, sind die Kosten oft greifbar und transparent. Erfolgt die Individualprogrammierung intern, lauert die Gefahr, die „Eh-da-Kosten“ zu vernachlässigen.

• Kosten für die Integration

  Bestimmte Umgebungen erfordern bestimmte Basis-Installationen, zum Beispiel im Hinblick auf die Datenbanken. Die Daten einer ERP-Lösung müssen für vielschichtige Auswertungen bereitgehalten werden, sprich in BI Systeme integriert werden.

• Kosten für das Testen von Updates

  „Zeit ist Geld“ – das gilt insbesondere auch für das Austesten von neuen Software-versionen und deren Zusammenspiel mit Individuallösungen und Drittlösungen (Schnittstellenproblematik)

• Infrastrukturkosten

  Wird eine Dynamics Business Central Umgebung teilweise oder komplett on prem betrieben, müssen Infrastrukturkosten komplett in eine TCO Betrachtung einfließen. Gerade hier lauert die Falle, nicht wirklich alle Kosten (z.B. auch umfänglich alle Personalkosten) einzubeziehen.

Zusammengefasst kann man sagen, dass die Betrachtung aller Gesamtkosten (TCO) sehr kleinteilig ist und daher viel Sorgfalt und damit auch viel Aufwand erfordert. Aus dem Kreis der Teilnehmer war sogar zu hören, dass eine wirklich vollständige TCO-Betrachtung kaum möglich sein wird.

Der kommende Stammtisch dieser Arbeitsgruppe wird sich daher im April sehr ausführlich mit dem Thema TCO befassen. Fredrik Hietala wird anhand einer Excel-Tabelle erläutern, welche Kosten in die Betrachtung einfließen sollten. Darüber hinaus wird es am 10.04.2024 darum gehen, wie mittels Dataverse andere Dynamics 365 Lösungen und 3rd-Party-Lösungen zum Beispiel im Bereich BI eingebunden werden können.

Wer Interesse hat, in dieser Arbeitsgruppe mitzuarbeiten und eigene Erfahrungen einzubringen, der kann sich über das Kontaktformular bei der mbuf Geschäftsstelle melden. Karl Gerd Zimmermann

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AG-Bericht vom 25.01.2024