AG Collaboration zu Gast im “Hive”
Microsofts High-Tech-Raum für hybride Meetings

Hybride Meetings und die Governance für Microsoft 365 waren die Themen des Treffens der mbuf Arbeitsgruppe Collaboration am 14. September 2022 in der Microsoft-Zentrale München. Der Veranstaltungsort passte sehr gut zum Thema: Microsoft hat einen Konferenzraum namens Hive eingerichtet, der mit künstlicher Intelligenz hybride Konferenzen erleichtern soll.

„Idealerweise begegnen sich in hybriden Meetings die Vor-Ort- und die Online-Teilnehmer auf Augenhöhe“, erklärt Benjamin Schippler, einer der Leiter der mbuf Arbeitsgruppe Collaboration. „Damit die Online-Teilnehmer Augenkontakt halten, ist die Kameraposition sehr wichtig. Die Vogelperspektive einer Deckenkamera reicht hierfür nicht aus.“

Künstliche Intelligenz erkennt Teilnehmer-Reaktionen

Der Hive soll genau diese Hürde überspringen, wie Microsoft Experience-Lead Sascha Ackermann in einem Blogbeitrag ausführt: „Microsoft Teams sorgt dafür, dass die Online-Teilnehmer dieselben Eindrücke bekommen wie das Publikum im Raum. Schwenkbare Kameras im Raum rücken die Sprecher automatisch ins Bild. Azure Cognitive Services erkennen die Reaktionen im Raum und übersetzen sie für die virtuellen Gäste in Zustimmung oder Applaus. Damit die Sprecher der Online-Gruppe im Raum gut sichtbar sind, zeigen die Monitore im Konferenzraum Emoticons aus Teams. Hebt beispielsweise jemand online die Hand für eine Wortmeldung, leuchtet im Raum eine Lampe auf.“

In der Praxis ist der Umgang mit dieser Technik nicht ganz so einfach, erläutert Sandra Schädle, die zweite Leiterin dieser Arbeitsgruppe: „Laut Microsoft soll sich die Technik in diesem Raum selbst steuern. Nach unserer Erfahrung ist dies nur der teilweise der Fall. Außerdem erfordert der Umgang damit schon etwas Übung.“ So hätten sich die in München anwesenden Teilnehmer teilweise vernachlässigt gefühlt, weil die Moderatoren allzu sehr damit beschäftigt waren, die reale und die Online-Welt zu verknüpfen.

„Die automatische Kamerasteuerung löst nicht alle Hürden“, bestätigt Benjamin Schippler. „So können beispielsweise die Moderatoren in einer Präsentation sehr schwer eine Seite weiterblättern, während sie im Auditorium unterwegs sind.“ Idealerweise sollten daher immer zwei Moderatoren vorne sein und sich ein Dritter unterstützend um die Regie kümmern.

Nur wenige Betriebe investieren in Konferenztechnik

Insgesamt zeigt Microsoft mit dem High-Tech-Raum ein beeindruckendes Beispiel, wie sich hybride Meetings gestalten lassen. Bei den mbuf Mitgliedsunternehmen ist diese Vision allerdings noch nicht angekommen, wie Benjamin Schippler beschreibt: „Nach meinem Eindruck gibt im Moment kaum jemand Geld für den Umbau und die Erweiterung von klassischen Konferenzräumen aus. Da hat auch Corona keinen Impuls gebracht.“

Dabei gäbe es nach Einschätzung von Sandra Schädle durchaus Bedarf: „Gerade junge Mitarbeiter machen die Attraktivität eines Arbeitgebers unter anderem an dessen Umgang mit moderner Kommunikationstechnik fest. Gut ausgestattete Konferenzräume sind zudem wohl der einzige Grund, warum viele Mitarbeiter gerade wieder ins Büro kommen.“

Ein Benchmark für Governance-Tools

Das zweite Thema des Arbeitsgruppentreffens war das Thema Governance für Microsoft 365. mbuf unterstützt aktuell die Stuttgarter Hochschule der Medien dabei, eine Studie über Governance-Werkzeuge aufzusetzen.

Beim Thema Governance geht es um Regelungen, die Unternehmen zum internen Umgang mit Technik definieren, um die Verwaltbarkeit und Sicherheit sowie die Compilance zu erhöhen. Warum dies notwendig ist, erklärt Benjamin Schippler am Beispiel von Microsoft Teams: „Was passiert mit inaktiven Teams-Kanälen? Wer darf diese löschen oder wer hat das Recht, neue Teams anzulegen?“

Einige Werkzeuge automatisieren bestimmte Vorgänge der Governance. So fragt beispielsweise ein Chat Bot den Besitzer eines inaktiven Teams-Kanals, ob dieser gelöscht werden kann. Die Basisvariante dieser Governance-Werkzeuge kommt von Microsoft, und die Partner erstellen dafür Erweiterungen. Genau hier tauchen aber laut Sandra Schädle viele Fragen auf: „Die Grenze zwischen dem, was das Basisprodukt leistet und dem, was eine Erweiterung besser macht, ist sehr unscharf.“

Die geplante Studie soll Licht ins Dunkel bringen. Im hybriden Treffen haben die Teilnehmer einen Kriterienkatalog erarbeitet, anhand dessen sich die Lösungen von Microsoft und von den Microsoft-Partnern benchmarken lassen können. Im nächsten Schritt überlegt mbuf gemeinsam mit der Hochschule der Medien, wie die Bewertung der einzelnen Produkte aussehen kann.

Hybride Meetings als Zukunftschance

Der Vor-Ort-Teil des hybriden Treffens ist bei den Teilnehmern gut angekommen. „In den Pausen habe ich sehr gute Gespräche geführt“, berichtet Benjamin Schippler. „Auch die Kolleginnen und Kollegen vor Ort waren positiv gestimmt.“ Sandra Schädle sieht hybride Meetings als Chance: „Generell wollen wir in unserer Arbeitsgruppe die Vor-Ort-Treffen wieder aufleben lassen. Da allerdings unsere Mitglieder über ganz Deutschland verteilt sind, ist es schwierig, einen Ort für ein gemeinsames Treffen zu finden. Möglicherweise veranstalten wir künftig pro Jahr zwei Treffen hybrid und zwei weitere Treffen ausschließlich online.“

Das nächste Treffen der AG am 10. November ist als Online-Meeting geplant. Zum einen hat sich unter den AG-Mitgliedern bislang niemand gefunden, das als Gastgeber für ein Vor-Ort-Meeting auftritt, zum anderen ist aktuell noch unklar, wie es im Herbst mit Corona weitergeht. „Wir haben uns daher für ein Online-Meeting entschieden, das wir gegebenenfalls zu einem hybriden Treffen erweitern“, erläutert Sandra Schädle. „Die Themen für das nächste Treffen stehen noch nicht komplett fest, auf jeden Fall warten wir neugierig auf die Highlights der Microsoft Ignite.“
Benjamin Schippler fordert die Teilnehmer und Interessenten ausdrücklich auf, dafür Input zu liefern.

Ein Bericht von Jürgen Frisch