Bei der Tenant-Migration steht Organisation an erster Stelle
Die Tenant-zu-Tenant-Migration von Office 365 oder Microsoft Teams war das Thema der Online-Sitzungen der mbuf-Arbeitsgruppe Collaboration am 23. und 31. März. Microsoft hat die organisatorischen Hürden dargestellt Darüber hinaus haben beide Leiter der Arbeitsgruppe angekündigt, dass sie zum Jahresende ihr Amt niederlegen.
„Von Tenant-zu-Tenant-Migration reden wir meist dann, wenn ein Unternehmen ein anderes Unternehmen kauft, und wenn die IT-Abteilung und die Fachabteilungen in diesem Zug Cloud-Systeme zusammenführen“, erläutert Arbeitsgruppenleiter Benjamin Schippler. „Eine andere Variante besteht darin, dass in einem Konzern Unternehmensteile in ein selbständiges Unternehmen ausgegliedert werden. In diesem Fall wird auch ein Teil der Cloud-Dienste und Infrastruktur ausgegliedert.“
Microsoft liefert Best Practices für den Systemumzug
Die mbuf-Arbeitsgruppe Collaboration hat sich von Microsoft Best Practices beschreiben lassen, wie ein Unternehmen einen derartigen Systemumbau idealerweise organisatorisch abbildet. „Die Vorbereitung ist hierbei wichtiger als die Technik“, beschreibt Sandra Schädle, die zusammen mit Benjamin Schippler die Arbeitsgruppe leitet. „80 Prozent aller Aufwände betreffen die Organisation, und lediglich 20 Prozent die technische Umsetzung des Vorhabens. Sämtliche organisatorischen und rechtlichen Fragen müssen vor der Migration geklärt werden.“
Im ersten Schritt der Vorbereitung geht es darum, alle beteiligten Key-Player im Unternehmen an einen Tisch zu bringen. Dies sind neben der IT-Abteilung, welche die Coud-Migration orchestriert, die Rechtsabteilung und Finanzabteilung, die sich beispielsweise um den Übergang der Cloud-Lizenzen beziehungsweise der Assets kümmern und Anforderungen formulieren, damit Risiken wie ein Data Leak vermieden werden. Im Rahmen der Migration der Cloud-Services wird das komplette Berechtigungsmanagement neu aufgesetzt. Auch rechtliche Fragen sind zu klären: „Werden Cloud-Services beispielsweise nach China verlagert, dann muss die Rechtsabteilung definieren, ob und wie lange die IT-Abteilung aus Deutschland die Systeme konfigurieren und administrieren darf“, führt Sandra Schädle weiter aus.
Verschlüsselung erfordert eine klar definierte Übergabe
Vor dem Systemumzug gilt es mehrere Fragen zu klären, wie Benjamin Schippler berichtet: „Wo werden die Daten gehostet, wenn das System von A nach B geschoben wird? Was passiert bei den Tenants beim Offbording?“ Inhaltlich geht es beispielsweise darum, wie viele Versionen eines Dokuments aus dem alten in das neue System übernommen werden sollen. Um einen Datenverlust zu verhindern, muss das vorher geklärt sein. Eine besondere Problematik kann auftauchen, wenn die Informationen im Altsystem verschlüsselt sind. Werden die Schlüssel nicht in einem definierten Verfahren übergeben, ist hinterher möglicherweise der komplette Datenbestand unbrauchbar.
Die Organisation eines Cloud-Umzugs läuft organisatorisch völlig anders ab, als die Migration physischer Server, die im Zweifelsfall eine Zeitlang parallel betrieben werden, so dass der Umstieg über Zeit passieren kann. Wird ein Cloud-System außer Betrieb genommen, ist das Altsystem auf einen Schlag nicht mehr verfügbar. „Bei jedem Kauf oder Verkauf eines Unternehmens gibt es ein konkretes Datum, ab dem eine Aktion wirksam ist“, erläutert Sandra Schädle. „Genau daran müssen sich die IT und die Fachabteilungen orientieren, um die Migration termingerecht abzuschließen.“
Wie und mit welchem Werkzeug sich eine solche Migration technisch abbilden lässt, hat der Softwareanbieter Quest in einem ergänzenden Webcast am 31. März dargelegt. Mit der Quest-Lösung On Demand Migration verschieben Unternehmen ihre Tenants, auf denen Exchange, OneDrive, SharePoint und Teams laufen, inklusive der dazugehörigen Workloads und dem lokalen Active Directory von Office 365. Ein Dashboard verschafft den Akteuren einen Echtzeit-Einblick in das Migrationsprojekt.
Arbeitsgruppe sucht neue Leiter ab 2024
Personell steht bei der Arbeitsgruppe Collaboration im kommenden Jahr eine große Änderung an: Die Arbeitsgruppenleiter Sandra Schädle und Benjamin Schippler werden beide ihr Amt im Dezember 2023 niederlegen: „Ich habe diese Arbeitsgruppe 2013 gegründet. Benjamin kam 2015 als Arbeitsgruppenleiter dazu. Gemeinsam haben wir die AG zehn Jahre lang zum Erfolg geführt“, berichtet Sandra Schädle. „Nun ist es an der Zeit, dieses Baby in andere Hände zu geben. Neue Ideen tun der Arbeitsgruppe bestimmt gut.“ mbuf-Mitglieder, die sich für den Vorsitz dieser Arbeitsgruppe interessieren, sind herzlich eingeladen, Sandra Schädle und Benjamin Schippler in diesem Jahr in ihrer Arbeit zu begleiten. Jürgen Frisch
