Oder: Frischer Wind in der Vereinsstruktur

Am 18. März 2024 trafen sich die Hauptansprechpartner der mbuf Mitgliedsunternehmen, der Vorstand und die Revisoren zur ordentlichen Mitgliederversammlung in Darmstadt. Bei dem Treffen stand alles unter der großen Überschrift „Veränderung“: Ein neuer Vorstand und die Revisoren wurden gewählt, der Haushalt verabschiedet, die Satzung partiell geändert und das Framework der neuen Vereinsstruktur bekam grünes Licht.

Wie schon im Dezember-Newsletter vorgestellt, hat sich der erweiterte Vorstand in den letzten Monaten intensiv mit der Zukunftsfähigkeit des Vereins als solchem und seiner Struktur im speziellen auseinandergesetzt. Dass es einen Veränderungsbedarf gibt, war auch den angereisten Mitglieder-Vertretern nach einem kurzen Recap der aktuellen Arbeitsgruppen-Situation klar – fünf unsrer zwölf AGs sind derzeit ohne Leitung und eine Änderung nicht in Sicht. Selbst wenn sich Nachfolger für die teils große Themenportfolios umfassenden Arbeitsgruppen finden ließen, würde es bei der momentanen Organisation mindestens ein halbes Jahr dauern, diese auch formal zu bestätigen. Bei neuen Themen sind die Prozesse ähnlich langatmig, weswegen die Dichte an Arbeitskreisen als provisorische Alternativlösung 2023 spürbar zugenommen hat.

Im Kontrast zu dieser satzungsbedingten Trägheit steht die stetig steigende Agilität, mit der sich unsere Community in ihrem beruflichen Alltag mit neuen Themen befassen muss. Vieles poppt auf, trendet eine gewisse Zeit und verschwindet dann wieder – anderes bleibt langfristig. Und längst hängen die Fragestellungen nicht mehr nur am Produktportfolio unseres Namensgebers Microsoft, sondern umfassen auch rollenspezifische Herausforderungen oder sind abteilungsübergreifend zu betrachten.

Unsere künftige Struktur muss also höchst anpassungsfähig sein und mit den Veränderungen des beruflichen Umfelds wachsen und atmen können. Die Grundidee des neuen Frameworks besteht darin, die Themengruppen (Topics) oder Zielgruppen passgenau und dynamisch an den Interessen der Teilnehmer:innen unserer Community auszurichten. Für einen stabilen, organisatorischen Rahmen werden diese Gruppen Clustern zugeordnet.

Im Cluster „Organisation“ finden sich Zielgruppen, die sich auf Grund ihrer Rolle / Aufgabe im Unternehmen zusammenfinden und im Rahmen der Zielgruppe durchaus sehr unterschiedliche Themen diskutieren. Das Cluster „Business“ repräsentiert Gruppen die (produktspezifische) Fragestellungen eher aus dem Blickwinkel der Business User diskutieren möchten und stellt so auch eine gewisse Rückbesinnung auf den Namen unseres Vereins dar. Die Arbeitsgruppe Dynamics AX / 365 Finance & Controlling ist eine sehr typische Vertreterin dieses Clusters und auch die CX/CE/CRM-Interessierten sind herzlich eingeladen eine entsprechende Gruppe zu (re-)aktivieren. Traditionell blicken die meisten Gruppen aus einer eher technologisch-administrativen Perspektive auf die Microsoft-Produktwelt und versammeln sich im Cluster „Technology“. Die bestehende Arbeitsgruppe IT-Security-Management und der Arbeitskreis DSGVO, stellen eine Mischung aus Zielgruppen und Topics dar und bilden daher die Basis für den Cluster „Security“.

Den ersten Schritt auf diesem langen Weg des Wandels sind Vorstand und Hauptansprechpartner zusammen gegangen: Einstimmig wurden die relevanten Satzungsänderungen zur Einführung des neuen mbuf Frameworks beschlossen.

Als nächstes erarbeiten und verabschieden Vorstand und erweiterter Vorstand nun eine Clusterordnung als vereinfachteres, nicht satzungsgebundenes Regelwerk. Gemeinsam mit den Arbeitsgruppenleitungen wird parallel erarbeitet, in welchem Cluster die jeweilige AG am ehesten „zu Hause“ ist, ob eine Neuordnung oder zum Beispiel eine Aufteilung in enger definierte Topics sinnvoll wäre. Die Veränderungen im Einzelnen sollen sich am konkreten Bedarf ausrichten. So sollen Themen in Zukunft flexibel und transparent in passenden Gruppen adressiert werden. Diese finden sich ohne großen bürokratischen Aufwand selbstorganisiert spontan für eine oder mehrere Sessions zusammen oder etablieren sich für einen langfristigen Austausch.

Damit das gelingt und sich die Vision über die Zeit in gelebte Vereinskultur wandelt, ist jede und jeder Einzelne der Community gefordert. Zum einen sind wir mehr denn je auf Mitwirken in Form von Themeninput und der Bereitschaft diese auch zu treiben angewiesen, zum anderen ergeben sich aus den kleinteiligeren Interessengruppen und der Umstrukturierung mit Cluster-, Zielgruppen- und Topic-Managern neue Rollen, die nach Bedarf zu besetzen sein werden. Erstere übernehmen dabei eine übergreifende Coaching-Funktion, die den Weg in die Community begleiten und helfen, Anfragen in die richtigen Kanäle zu leiten. Die Zielgruppen- und Topic-Manager orientieren sich von ihren Aufgaben an denen der bisherigen AG-Leiter:innen, werden aber dazu angehalten sein, sich in ihrer Gruppe Mitstreiter zu suchen, um die Aufgaben auf mehrere Schultern zu verteilen.

Wir werden über die Fortschritte des Wandels berichten und freuen uns auf Ihre aktive Mitwirkung, damit wir gemeinsam die Zukunft des mbuf als unsere lebendige Community gestalten können.